Privacy Reglement

Novum Initium is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Theo Vullings is de coördinator gegevensbescherming van Novum Initium. Hij is te bereiken via info@novuminitium.nl 085 065 3760

Adresgegevens kantoor:
Waarderweg 19
2031BN  Haarlem

Inleiding

Novum Initium verwerkt in het kader van onze dienstverlening uw persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld uw werkgever). Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam;
  • Voorletters;
  • Geslacht;
  • Geboortedatum;
  • Geboorteplaats;
  • Adresgegevens;
  • Telefoonnummer;
  • Kopie identiteitsbewijzen;
  • E-mailadres;
  • IP-adres;
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch;
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website;
  • Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
  • Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
  • IBAN/ bankrekeningnummers.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Novum Initium verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:

  • Burgerservicenummer (BSN);
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
  • Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@novuminitium.nl dan verwijderen wij deze informatie;
  • Politieke voorkeur/ geloofsovertuiging (in het kader van het verwerken van giften in de aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting);
  • Gezondheid (in het kader van het verwerken van persoonsgebonden aftrek in de aangiften inkomstenbelasting).

 

 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Novum Initium verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • De levering van onze diensten;
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • De verbetering van onze diensten;
  • Novum Initium verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die nodig zijn voor het opstellen van belastingaangifte(n);
  • Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder.

Bovenstaande betekent concreet ook dat wij u persoonsgegevens gebruiken voor marketingdoeleinden of om u reclamematerialen te sturen of berichten over onze diensten, als wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Verstrekking aan derden

In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.

Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Novum Initium neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Onze cookies geven informatie met betrekking tot persoonsidentificatie, maar er wordt geen persoonlijke informatie, zoals een telefoonnummer of een e-mailadres, in de cookie opgeslagen. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Novum Initium bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld en om te voldoen aan verplichtingen op basis van wetgeving en beroepsregels.

Gegevens inzien, aanpassen, overdragen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken te beperken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Novum Initium en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@novuminitium.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij uw telefoonnummer te vermelden zodat wij met u in contact kunnen komen. Wij reageren zo snel als mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand, op uw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Novum Initium neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze coördinator gegevensbescherming of via info@novuminitium.nl.

Incidenten met persoonsgegevens

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Verwerking binnen de EER

Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Hyperlinks

Onze website bevat koppelingen (hyperlinks) naar websites van derden, waaronder sociale netwerken zoals LinkedIn. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacybescherming op deze websites. We raden je aan altijd de privacyverklaring van de betreffende website (die regelmatig kan wijzigen) te lezen.

Wijzigingen in onze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of wijzigen. Wanneer wij veranderingen aanbrengen, passen wij de hierboven vermelde datum van herziening aan, en de aangepaste of gewijzigde versie geldt voor u en uw gegevens per de datum van herziening. Wij adviseren u deze Privacyverklaring met enige regelmaat te bekijken, zodat u steeds op de hoogte bent van de manier waarop wij uw gegevens beschermen.

 

Novum Initium, juli 2018.

Download hier het privacyreglement in PDF